この記事は、「AIが発達しても、事務職だからこそできる仕事・これから身につけたいスキル」を考える全4回シリーズの第1回です。
「AIが発達すると、事務職の仕事はなくなってしまうのでしょうか」。ニュースやSNSでAIの話題を目にするたびに、そんな不安を感じたことがある方もいらっしゃるのではないでしょうか。この記事では、AIによって事務職の仕事がどう変わっていくのか、そしてこれからの事務職に必要なスキルの方向性について、実務の視点からお伝えします。
事務職はAIでなくなるのか
AIで効率化されやすい業務の傾向
データ入力や定型的な書類作成、決まったフォーマットへの転記といった、手順が決まっている繰り返し作業は、AIやITツールによる効率化が進みやすい分野だといわれています。実際、こうした定型業務は、AIツールを使うことで作業時間を短縮できる場面が増えてきています。
それでも事務職の仕事が完結しない理由
一方で、実際の職場では、単純な作業だけで仕事が完結するわけではありません。相手の状況を確認したり、必要なタイミングで声をかけたり、制度と人をつないだりする仕事は、データを処理するだけでは終わりません。AIが定型業務を効率化してくれるからこそ、人は、人にしかできない部分に時間を使えるようになっていく、というのがこれからの事務職の姿ではないかと私は考えています。
AIに任せられる仕事・人にしかできない仕事
AIに任せて効率化できること
書類の下書き作成、データの集計、決まった形式のメール文面の作成など、手順やルールが明確な作業は、AIやITツールに任せることで効率化しやすい部分です。こうした作業に時間を取られすぎず、積極的に効率化していくことも、これからの事務職に求められるスキルの一つだと思います。
人だからこそ対応できること
一方で、相手を見る、状況に気づく、必要なタイミングでフォローするといった仕事は、人が担う部分として残っていくと考えています。たとえば、案内を送っただけでは物事が進まないとき、相手の状況を踏まえて声をかけたり、必要な情報を丁寧に伝えたりすることは、AIだけでは完結しにくい仕事です。AIに仕事を奪われるかどうかという話ではなく、AIに任せられる部分は任せ、その分、人にしかできない仕事に時間を使えるようになる、というとらえ方をしています。
これからの事務職に必要なスキルの方向性
事務職は、データ入力や定型処理だけが仕事ではありません。AIやITを使って効率化できるところは積極的に効率化し、その分、人だからこそ対応する価値がある仕事に時間を使うことが、これからの事務職のスキルアップにつながるのではないかと考えています。
具体例で見る「人にしかできない事務の仕事」
ここからは、実際にどのような場面で「人にしかできない仕事」が求められるのか、具体例を通じてご紹介します。
健康診断・ストレスチェックのフォロー
健康診断やストレスチェックは、対象者へ案内をすれば全員が予定どおりに対応してくれるとは限りません。案内して終わりにせず、状況を確認しながらフォローすることが必要になる場面があります。この視点については、別記事「健康診断・ストレスチェックは案内して終わりじゃない。事務職に必要なフォロー力」で詳しくご紹介しています。
社員に合った制度を案内する力
会社にはさまざまな制度がありますが、説明しただけで全員が制度を使いこなせるとは限りません。相手の状況に気づき、適切な制度を案内できることも、人にしかできない仕事の一つです。この視点については、別記事「制度を知っているだけでは足りない。社員に合った制度を案内できる事務になる」で詳しくご紹介しています。
気が利く事務に共通する「人を見る力」
健康診断やストレスチェックのフォロー、制度案内に共通するのは、「相手を見る力」です。この力を具体的なスキルとして整理した内容を、別記事「気が利く事務ってどんな人？AI時代に身につけたい「人を見る力」」でご紹介しています。
まとめ
AIが発達しても、事務職の仕事がすべて無くなるとは考えていません。AIに任せられる定型的な作業はAIに任せ、その分、人は「相手を見る」「状況に気づく」「制度と人をつなぐ」「必要なタイミングでフォローする」といった仕事に時間を使えるようになっていく、というのがこれからの事務職の方向性ではないかと思います。AIを敵視するのではなく、AIと役割分担しながら、人にしかできない仕事の価値を高めていくことが、これからの事務職のスキルアップにつながります。
次の記事からは、健康診断・ストレスチェックのフォロー、社員への制度案内、気が利く事務に共通するスキルについて、実務の経験を交えながら具体的にご紹介していきます。
▶ 次の記事を読む：健康診断・ストレスチェックは案内して終わりじゃない。事務職に必要なフォロー力
このシリーズの記事一覧（全4回）
1. この記事（AIで事務職はなくなる？これからの事務職に必要なスキル）
2. 健康診断・ストレスチェックは案内して終わりじゃない。事務職に必要なフォロー力
