事務職に就職したときに持つべきマインドのお話です。
体を使った仕事は苦手で、汚れるのも嫌、汗をかくのも嫌・・・楽な仕事がしたい。
といった、安易な理由で事務職に入ってくる人がいます。
きつい言葉かもしれませんが、そのような方は戦力外です。
中小企業で１８年間、経理・総務・人事を担当してきた「はち」です。
現在はプレイングマネージャーとして勤続中〜
事務職を目指す方、就いた方へ、ベストパフォーマンスを発揮してワンランク上の仕事ができ、会社から評価される人になれる心構えをご紹介します。
コミュニケーションスキルの重要性
事務員としての主な役割は、情報の受け渡しや相手とのコミュニケーションです。
顧客や同僚と円滑に意思疎通を図るためには、優れたコミュニケーションスキルが必要です。
明瞭な言葉遣いや聞き上手な態度を持ち、相手の意図を正確に理解することが重要です。
また、電話やメールなどの非対面コミュニケーションでも、的確かつ丁寧な対応が求められます。
組織力と時間管理の重要性
事務員は多くのタスクを同時に管理する必要があります。
組織力と時間管理のスキルがなければ、業務の遅延やミスが生じる可能性があります。
タスクを適切に優先順位付けし、スケジュールを立てて実行する能力が求められます。
また、必要な情報や文書を整理し、迅速にアクセスできるようにすることも重要です。
機密情報の管理とセキュリティ意識
事務員は組織内で機密情報に接することがあります。
個人情報や企業秘密などの機密情報を適切に管理し、漏洩や不正利用のリスクを最小限に抑える必要があります。
情報の取り扱いには慎重さとセキュリティ意識が求められます。
パスワードの適切な管理や文書の保管方法の確立、情報の適切な共有方法の確保などが重要なポイントです。
チームプレーヤーとしての態度
事務員はチームの一員として働くことが多いため、協力的な態度が求められます。
他のメンバーとの連携や協力を通じて、効果的な業務遂行が可能になります。
チームの目標に向けて協力し、自身の業務を効率的に遂行するだけでなく、他のメンバーをサポートする姿勢を持つことが重要です。
柔軟性と問題解決能力
事務員は柔軟性と問題解決能力は、事務員として成功するために不可欠な要素です。
組織内では予測できない状況や困難な問題が生じることがあります。
柔軟な考え方と対応力を持ちながら、迅速かつ効果的な解決策を見つける必要があります。
- 柔軟性は、異なる状況に対応する能力を指します。締め切りが変更されたり、予期せぬ依頼が舞い込んだりする場合でも、柔軟に対応し、優先順位を再調整する必要があります。また、新しいツールやシステムに対しても素早く適応し、効率的に業務を遂行することが求められます。
- 問題解決能力は、課題や障害に直面した際に、適切な解決策を見つけ出す能力を指します。問題の本質を正確に把握し、分析し、解決策を検討する必要があります。クリティカルシンキングや論理的思考を駆使し、効果的な手段を選択し実行する能力が重要です。また、他の部署や上司とのコラボレーションも必要となることがあります。共同で問題を解決するために、協力関係を築く能力も求められます。
まとめ
以上の5つの心得を心に留め、事務員としての役割を果たすことで、組織内での貢献度を高め、仕事の効率性と品質を向上させることができるでしょう。
